Автоматизация фармацевтического склада — с чего начать

Компания Арсис обладает солидным опытом разработки и внедрения складского программного обеспечения, в том числе для фармацевтических компаний и складов медикаментов. По вашему заказу мы создадим эффективный автоматизированный комплекс, который существенно упростит рабочий процесс, обеспечит максимальную прозрачность и безупречную точность учета, соответствие законодательным требованиям. Предоставляем качественное сопровождение внедренных WMS-систем и эффективное обучение персонала компании-заказчика. Обращайтесь к нам и оцените кардинальные изменения в бизнес-процессе в положительную сторону! 

На складах фармацевтических компаний могут храниться десятки тысяч наименований разнообразных лекарственных препаратов. Практически для всего ассортимента предусмотрены строгие требования к упаковке, условиям доставки, хранения и складирования, отслеживанию перемещений. Сортировка, товарный учет,   перемещения внутри склада, погрузка и выгрузка, передача отчетности представляют собой операции с большими затратами ресурсов площади, времени, средств и рабочей силы. 

Чтобы оптимизировать работу фармацевтического склада, максимально сэкономить площадь, рационально организовать складские операции, необходимо внедрить эффективные средства автоматизации. В автоматизированные складские комплексы входит специфическое оборудование, сложные системы хранения и компьютерные программно-аппаратные средства. 

Для успешного управления складом в крупных фармацевтических компаниях сегодня активно внедряются высокотехнологичные системы WMS (Warehouse Management System – система управления складом). Это позволяет оптимально распределять грузы по местам хранения, осуществлять быстрый информационный обмен между сотрудниками и внешними системами и службами, своевременно получать результаты инвентаризаций, планировать закупки и отгрузку медикаментов, исходя из текущих остатков и статистики оборота, а в ряде случаев даже управлять оборудованием (манипуляторами, транспортными единицами, штабелерами и т.д.). WMS фармацевтического склада предоставляет возможность полноценного отслеживания жизненного цикла препаратов, материалов и сырья, способствуют повышению производительности и эффективности грузооборота, снижению затрат. 

Программное обеспечение, разработанное с учетом индивидуальных особенностей складского помещения, ассортимента и структуры компании, складского оборудования, обеспечивает быстрый доступ к искомым товарам, оптимальную организацию хранения продукции с контролем выполнения необходимых условий. Автоматизация фармацевтических складов позволяет искать, сортировать и учитывать товары по различным параметрам (сериям и товарным партиям, маркировке «Честного знака», срокам годности, номенклатуре и т.д.). 

Внедрение WMS позволяет: 

• • управлять товарными запасами в зоне отбора;
  • распределять продукцию в системе хранения;
  • отбирать товарные единицы по требуемым параметрам;
  • контролировать соблюдение условий хранения, складирования и транспортировки, сроков годности;
  • своевременно формировать и передавать отчетность во внешние системы;
  • обмениваться информацией с системами служб доставки в автоматическом режиме для бесшовной интеграции и отслеживания перемещений товаров на всем жизненном цикле;
  • управлять всем комплексом складского оборудования, включая объекты механизации и автоматизации. 

Автоматизация процессов на фармацевтических складах позволит устранить задержки выдачи товара, сократить штат сотрудников, оптимизировать труд провизоров и фармацевтов, отладить рациональную внутреннюю логистику, существенно сократить влияние человеческого фактора и количество ошибок, а следственно и объем непредвиденных затрат. 

Особенности фармацевтического склада 

В соответствии с актуальным законодательством. деятельность по складированию и хранению фармацевтической продукции требует получения государственной лицензии. Это ограничение изложено в Правительственном постановлении № 1081, поэтому запуск в эксплуатацию автоматизированного склада фармацевтической компании связан с дополнительными организационными сложностями. 

Все участники товарного оборота фармацевтической продукции обязаны зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак». Цифровой код наносится на упаковку лекарства производителем. На каждом этапе движения товара этот знак фиксируется, в том числе на складе. При поступлении в аптеку товарный код сканируется перед размещением на полке или витрине. После продажи товара знак автоматически выбывает из оборота. Поэтому на складе необходимо соответствующее оборудование и программное обеспечение для складской регистрации продукции. 

Специфика аптечного товара обязывает к обязательному хранению в информационной системе склада сертификатов на препараты, паспортов изделий, предписаний Минздрава в электронном графическом виде. Бумажные версии сканируются, поступают в базу данных, отправляются на печать вместе с сопроводительными документами. Такая функция предусмотрена в WMS-системах аптекарских складов. Помимо накладных и счетов-фактур, система поддерживает документооборот и хранение претензий к товару, отборочных актов на образцы проб, сертификационных листов и других специфических документов. 

Хранить специфический товар необходимо со строгим соблюдением регламентов:

• • изолированности;
  • соответствующего температурного режима хранения для каждой категории препаратов;
  • нормативных показателей освещения и вентиляции;
  • принципа устройства пола склада;
  • зонального разделения территорий комплектации, хранения и приема товаров.

Для соблюдения всех требований законодательства и достижения максимально комфортных условий работы сотрудников целесообразно автоматизировать все рабочие процессы. 

Что можно автоматизировать 

Автоматизированные аптекарские склады высокого уровня укомплектованы штабелерами, погрузчиками и оборудованием для вертикальной установки паллет. Складская WMS-система управляет перемещением грузов внутри склада и отгрузкой в комплексном согласовании с автоматическими устройствами. Это обеспечивает безупречную точность учета, исключение ошибок, возможных вследствие человеческого фактора. 

Высотные системы хранения, точный расчет минимального расстояния между складскими стеллажами и использование функций управления WMS-системой обеспечивают рациональное использование площади склада. Прием и обработка заказа, выбор товарных позиций из зон размещения, подача в зал комплектации за счет WMS-системы осуществляется в предельно короткое время.

На аптекарских складах крайне редко используется паллетная комплектация заказов. Лекарства упаковываются в коробки, которые удобно устанавливать на специальных узкопроходных стеллажах. Поштучный отбор заказанных товаров связан с объемными затратами времени и рабочих ресурсов, требует осуществления многих операций, поэтому автоматизация участка комплектации всесторонне оправдана: 

• • повышением производительности;
  • обеспечением точности сборки многокомплектного заказа из различных номенклатурных позиций;
  • снижением убытков и рисков рекламаций и возвратов, происходящих по вине сотрудников;
  • улучшением имиджа поставщиков. 

Процесс кумулятивной сборки включает автоматическое разделение поступившей заявки на части по факторам назначения и типа хранения лекарства, подбор продукции отдельно по каждой части, объединение списков и отправку на отгрузку одним заданием. 

На этапе приема товара на склад каждая единица входящей поставки сканируется сотрудниками, после чего WMS-система передает задачу на размещение медикаментов в соответствующей зоне. Задания даются в соответствии с правилами хранения и логикой. Зоны штучных и коробочных товаров пополняются так, чтобы в одной ячейке находились позиции только определенной серии, без смешивания лекарств из разных серий друг с другом. Это обеспечивает быстрый дальнейший отбор товаров для комплектации заказа. 

Автоматизация учета движения товаров на фармацевтическом складе охватывает такие аспекты, как учет в реальном времени, адресное хранение и штриховое кодирование продукции, автоматический контроль схемы передвижения персонала между стеллажами. По указаниям WMS-системы персонал перемещается от ячейки к ячейке. Сотруднику не требуется знать, где конкретно лежит тот или иной препарат. Точное расположение указывает система, которая также определяет количество заказов, которые может взять сотрудник на отбор. 

В зависимости от индивидуальных потребностей и логистической структуры WMS-систему можно дополнить особыми функциями поддержки нетиповых процессов.

Например, включить в функционал: 

• • постановку партий медикаментов на складской учет по дате изготовления, серии или ГТД (государственная таможенная декларация);
  • инвентаризацию товара по последнему поступлению;
  • контрольные функции первичного вскрытия коробок при поступлении и проверки наличия сопроводительных документов;
  • возврат излишков;
  • склад промежуточного карантинного хранения в режиме «до выяснения»;
  • операции по пополнению полочных мест хранения штучными и коробочными товарными позициями. 
    

WMS-системы для фармацевтического склада «под ключ» разрабатываются с учетом всех требований заказчика.  Ознакомьтесь с опытом компании Арсис по внедрению WMS на фармацевтическом складе.

Схема внедрения WMS на фармацевтическом складе 

Если вы приняли решение перевести организацию работы фармацевтического склада в режим комплексной автоматизации, необходимо проанализировать финансовые и технические возможности внедрения, определить общие и частные задачи, продумать необходимый функционал на основе анализа недостатков рабочего процесса. Целесообразно сравнить производительность своей компании с аналогичными складскими структурами, использующими на практике автоматизированные системы. 

Проведите ревизию имеющегося на балансе складского оборудования, системы вытяжной вентиляции, холодильной техники и т. д. Проверьте соответствие устройства складских полов предписанным нормативам (прочность, износостойкость, простота уборки и т. д.). Проведите инвентаризацию медикаментов, хранящихся на складе. Выберите надежного исполнителя заказа, руководствуясь реальными достижениями IT-разработчиков, деловой репутацией и отзывами клиентов. 

Порядок внедрения WMS-системы в работу фармацевтического склада включает следующие этапы:

1. 1. внутренний или внешний аудит, аналитика и подготовка формализованных требований к автоматизации;
   2. поиск готовых коробочных решений, удовлетворяющих сформированным требованиям  (если такие решения есть, то, как правило, они будут дешевле разработки заказного ПО, но при этом могут иметь ряд ограничений);
   3. поиск подрядчика для разработки ПО автоматизации склада;
      участие в проектировании новой системы; 
   4. контроль разработки новой системы; 
   5. проведение приемо-сдаточных испытаний; 
   6. проведение тестовой и/или опытной эксплуатации; 
   7. запуск в промышленную эксплуатацию. 
      

Перед внедрением необходимо проведение серьезных подготовительных мероприятий. Ориентировочный период всех последовательных мероприятий составляет до полугода, иногда больше. Характер и срок проведения подготовительных мероприятий зависит от приоритетных задач автоматизации, размера компании и складов, текущего уровня автоматизации, количества и качества имеющихся средств автоматизации, с которыми необходимо будет проводить интеграцию. Для некоторых компаний ключевым фактором выступает прозрачность и точность товарного учета. Для других фирм более важно увеличение скорости отгрузки, отбора, размещения, приемки и других операций обработки товара. В ходе масштабного аудита выявляются проблемные участки склада, определяются наиболее подходящие методы устранения недочетов и оптимизации складской деятельности. 

После формирования требований к автоматизации склада рекомендуется провести исследование рынка готовых современных решений. Если удалось подобрать подходящее решение, то с большой вероятностью его внедрение и эксплуатация обойдутся дешевле разработки и внедрения заказного решения. Разумеется, бывают и исключения. В любом случае проводить анализ рынка полезно, т.к. даже если нет абсолютно подходящего готового решения, будут выявлены решения, частично реализующие те или иные требования. В этом случае отсылки к таким решениям можно предоставлять в качестве дополнения к требованиям по реализации, чтобы лучше донести до потенциального исполнителя разработки новой системы что именно хочется получить в качестве результата. 

После того, как принято решение о необходимости заказной разработки, производится отбор исполнителя. Методы поиска могут быть разными, начиная с обращения по рекомендации, заканчивая разного рода конкурсными процедурами. В конечном итоге определяется конкретный Исполнитель, с которым заключается договор подряда. С этого момент начинается реализация проекта. 

Исполнитель, в зависимости от объема работ и индивидуальных задач, подбирает команду ответственных сотрудников. В состав обычно входит руководитель проекта, руководитель рабочей группы (TeamLead), аналитик, технический писатель, программисты, тестировщики, . Каждый из них является квалифицированным и опытным специалистом в своей области. Именно поэтому доверять более-менее сложный проект фрилансеру весьма опрометчиво и рискованно. Кроме того, мера ответственности и покрытия рисков отличается кардинально не в пользу фрилансера. 

На этапе разработки дизайн-проекта составляется технологическая документация на базе описания, осуществляется анализ требований компании и функциональные возможности базового варианта. При расхождении возможностей специалистами разрабатываются методы решения проблемы совместно с заказчиком. На этом этапе составляется финальный  вариант ТЗ (технического задания) или ТП (технический проект) WMS-системы в зависимости от ее размера и сложности. Примерный период этапа проектирвования составляет один-полтора месяца, иногда больше. 

В процессе выполнения основной разработки заказчик контролирует процесс, не вмешиваясь в деятельность исполнителя. Таким образом заказчик удовлетворяет свою обеспокоенность качеством протекания процесса разработки, а исполнитель снижает риск получения на выходе решения, не соответствующего ожиданиям заказчика. На этом этапе могут применяться такие методы как: техническое прототипирование, удаленные демонстрации, версии раннего ознакомления.  

Как правило, разработка заказного ПО занимает несколько месяцев (чаще 3-6, реже 6-12), лишь в некоторых сложных проектах возрастая до года и больше. 

По окончании разработки производится подготовка к отчуждению результатов. Производится конфигурирование, в систему вводится исходная справочная информация и топология склада, настраивается механика управления, тестируется межсистемный интерфейс. После этих операций выполняется сборка и тестирование WMS-системы, подготавливается техническая документация. Данный период в зависимости от сложности проекта может занимать от нескольких дней до нескольких недель. Производятся совместные приемо-сдаточные испытания, по результатам которых принимается решение о запуске тестовой или опытной эксплуатации (эксплуатация на ограниченном объеме и/или усеченном участке склада). На этапе запуска настраивается оборудование и ПО, создаются необходимые учетные записи пользователей, распределяются полномочия, размечается по зонам складская территория. Персонал компании обучается для эксплуатации системы. Проводится тестовая или опытная эксплуатация и пробный запуск в приближенных к реальности условиях. При обнаружении недочетов производятся необходимые доработки, вносятся исправления в конфигурацию и т.п. В конечном итоге, после успешного проведения тестовой или опытной эксплуатации принимается решение о запуске в промышленную эксплуатацию. Пуско-наладочные работы и тестовая или опытная эксплуатация, как правило, занимают около месяца, иногда больше, в зависимости от размера склада и сложности происходящих в нем процессов. 

Запущенное в промышленную эксплуатацию решение обеспечивается гарантийной поддержкой. При необходимости заключается дополнительный договор технического сопровождения, в рамках которого в уже внедренное ПО могут вноситься изменения, отражающие опыт использования, поправки законодательства и нормативной документации, производится консультирование представителей заказчика и т.д. Как правило, такое соглашение заключается на год с возможностью последующего продления.